In ambito aziendale, sono molteplici le risorse a disposizione di dirigenti e organizzatori per migliorare il coordinamento e la comunicazione tra i collaboratori. Tra di esse, una delle più incisive e utilizzate è il meeting aziendale: che cos’è esattamente? Quando è giusto organizzarlo e come si fa? Spieghiamo tutto nella nostra guida dedicata.
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Meeting aziendale: cos’è
Un meeting aziendale è un incontro di lavoro organizzato appositamente per discutere su uno o più temi inerenti la gestione dei processi interni alla società. Le ragioni per cui si organizza un meeting possono essere svariate: analizzare i risultati e il rendimento dell’azienda, pianificare attività e obiettivi, migliorare la collaborazione o l’organizzazione societaria, favorire uno scambio di idee, ecc.
Non esistono dunque dei casi standard e delle situazioni specifiche in cui è opportuno o consigliabile organizzare un meeting aziendale: l’importante è che l’incontro persegua finalità chiare, utili all’azienda e a chi ne fa parte.
Quando organizzare un meeting aziendale
Il meeting di lavoro deve essere organizzato durante le ore di ufficio. Non esiste una fascia oraria più adatta di altre ed è consigliabile pianificarlo in modo da ostacolare il meno possibile le normali attività di lavoro. È una buona idea calendarizzare l’incontro al mattino, quando la mente è ancora riposata, dunque più ricettiva e lucida, sempre tenendo conto delle esigenze produttive e di eventuali scadenze o consegne imminenti.
Chi organizza il meeting
Il meeting è solitamente indetto da una figura di comando all’interno dell’organigramma aziendale: il project manager, il team leader, il capo ufficio, ecc., ma può anche essere richiesto da un membro del team, nel caso in cui quest’ultimo ravvisi delle ragioni valide per proporlo: in quel caso sta al suo referente valutare ed, eventualmente, accordare la richiesta.
Perché organizzare un meeting aziendale
Come anticipato, sono diverse le ragioni per cui è consigliabile organizzare un meeting aziendale; in linea generale, perché l’incontro abbia un senso, è necessario che l’argomento della riunione sia considerato significativo e utile per tutti i professionisti coinvolti; inoltre, il meeting si configura come la migliore soluzione possibile nel caso in cui si desideri favorire un confronto tra i partecipanti, creando un clima di dialogo costruttivo.
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Come si organizza un meeting aziendale
Nel concreto, organizzare un meeting aziendale non è particolarmente complesso.
Per prima cosa, una volta individuato un tema che si considera utile affrontare in un incontro aperto, è bene stilare l’elenco dei professionisti coinvolti, escludendo coloro che non sono interessati all’oggetto della riunione, evitando così di far perdere loro del tempo prezioso.
Prima di trasmettere via mail la richiesta di partecipazione al meeting, occorre scegliere la sede e l’orario dell’incontro; quindi bisognerà dotare la location delle strumentazioni necessarie (microfoni, proiettore, lavagna, block notes, ecc.).
Raccolte tutte le conferme, basterà inviare una mail di conferma agli invitati e, se trascorsi molti giorni tra il giorno dell’invito e quello del meeting, un nuovo reminder il giorno stesso della riunione.
A fine meeting, è buona norma inviare un verbale dell’incontro in cui sono riepilogati tutti i dettagli emersi durante la riunione: tema del meeting, numero e nome dei partecipanti, considerazioni da parte dei presenti, conclusioni.
