La conferenza stampa è un evento organizzato da un ente, un’azienda, un’associazione o un personaggio pubblico allo scopo di diffondere informazioni ritenute di interesse generale o di utilità per una determinata tipologia di pubblico.
Le conferenze richiedono necessariamente il coinvolgimento dei mass media e degli operatori della carta stampata e dell’online, i quali sono chiamati a partecipare al fine di informarli sul tema in oggetto. L’obiettivo ultimo della conferenza stampa è quello di amplificare la cassa di risonanza dell’informazione trasmessa durante l’evento per mezzo degli articoli e delle pubblicazioni degli operatori invitati a prendervi parte.
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Quando organizzare una conferenza stampa
La conferenza stampa è una potente risorsa di public relations che deve essere gestita opportunamente. Il criterio fondamentale è quello del reale interesse della notizia che si intende divulgare. I temi più ricorrenti, usualmente, sono: presentazione di un evento aziendale, commercializzazione di un prodotto (purché di pubblico interesse e/o innovativo), lancio di un progetto, avvicendamenti al vertice societario.
In generale, vale il principio del pubblico interesse: bisogna tenere a mente, in questo senso, che la convocazione di una conferenza implica una richiesta di tempo e di attenzione elargita agli operatori dell’informazione, ai quali deve corrispondere l’offerta di un contenuto di valore.
Conferenza stampa: orario e durata
La fascia oraria ideale per organizzare una conferenza stampa è quella che va dalle 11:00 alle 12:00 – in tarda mattinata. La durata deve essere limitata, non superiore ai 45 minuti (meglio se intorno ai 30 minuti): in questo modo, il giornalista avrà il tempo di studiare il materiale a disposizione (ne parliamo nel prossimo paragrafo) e di redigere un articolo entro la giornata. I giorni ideali sono il martedì, il mercoledì e il giovedì, lontano dal weekend.
Come organizzare una conferenza stampa: cosa fare prima
La conferenza stampa deve essere indetta e comunicata per tempo: la comunicazione ai mass media deve essere inoltrata via e-mail 4-5 giorni prima dell’evento – ovvero con il giusto margine di tempo per dare ai giornalisti il tempo di organizzarsi, ma non troppo in anticipo, per non rischiare che la richiesta cada nell’oblio. È bene inviare un reminder via mail o WhatsApp il giorno prima dell’incontro. Una consuetudine di sicura efficacia è quella di contattare telefonicamente i contatti per accertarsi delle avvenute ricezione e lettura della mail.
Materiale e allegati: allegato alla mail, verrà trasmesso materiale informativo inerente il contenuto della conferenza quali brochure, locandine, brevi note informative; è bene in questo caso non divulgare troppe informazioni, che possono rendere la conferenza superflua.
La gestione dell’evento e del post
Il giorno della conferenza, è importantissimo ricordarsi di fare accreditare i presenti, chiedendo loro di fornire generalità, ruolo e un contatto per il recall; prima dell’incontro, una forma di cortesia sempre apprezzata consiste nel fornire in versione cartacea il materiale già fatto pervenire via mail.
Poche ore dopo la conferenza occorre poi ricontattare i presenti, comunicando la propria disponibilità a fornire su richiesta ulteriori dettagli. Nelle ore successive e il giorno dopo, va fatta la rassegna stampa, ovvero il censimento delle pubblicazioni relative alla conferenza stampa, così da ringraziare gli autori e domandare delucidazioni a quanti non hanno dato risalto alla notizia.
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La scelta della location per una conferenza stampa
La location della conferenza stampa deve essere selezionata secondo due elementi: funzionalità e status.
La soluzione migliore è sempre quella di optare per una sede facilmente accessibile, centrale e ben servita da mezzi pubblici. Questa è anche una forma di rispetto nei confronti dei giornalisti invitati a partecipare.
La sede della conferenza ha anche un valore simbolico: deve dunque rispecchiare l’identità dell’organizzatore e comunicare professionalità. Le opzioni più apprezzate, oltre alle sale conferenze, sono dimore storiche e sedi ufficiali di associazioni o istituzionali.
