In questa guida, spiegheremo tutti gli step da seguire per promuovere un evento aziendale: come progettare il piano strategico, selezionare i canali giusti per impostare una comunicazione capillare e performante.
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Progettazione: definire obiettivi, target e budget
Che si tratti di un evento di team building o di una convention internazionale, il primo step è sempre quello della progettazione della strategia che, nello specifico, comprende la definizione degli obiettivi, del target e del budget.
Per avere un quadro chiaro di cosa occorra fare è infatti imprescindibile individuare prima di tutto lo scopo dell’evento: un brand può infatti scegliere di attivare un’iniziativa di organizzazione eventi per diverse ragioni – consolidare i rapporti con collaboratori e partner, lanciare un nuovo prodotto, commemorare un’occasione, fare attività di promozione del marchio – e ognuno degli obiettivi passa attraverso approcci comunicativi completamente differenti.
Correlata alla scelta degli obiettivi è quella del pubblico a cui rivolgersi – un conto è parlare ai propri dipendenti, tutt’altro è creare un incontro aperto a professionisti, aziende e media.
Il budget è invece il confine da tracciare tassativamente per fissare in modo meticoloso le risorse disponibili. Nella primissima fase, dunque, è fondamentale sciogliere su carta questi dubbi e partire da lì per la costruzione della strategia di promozione dell’evento.
Pianificazione: la selezione di contenuti e canali
Delineati obiettivi, budget e pubblico a cui rivolgersi, si può iniziare a pianificare nel concreto la strategia, ovvero ideare, almeno in linea teorica, i contenuti più adatti a dare visibilità al proprio evento e i mezzi di comunicazione congeniali allo scopo.
In questa fase si parte da un’analisi del target finalizzata a capire quali siano i luoghi – fisici e virtuali – più adatti a incontrare il pubblico scelto e le modalità più efficaci per farlo. La comunicazione fisica, ad esempio, dovrà essere orientata verso aree e punti di aggregazione in cui è possibile incontrare il proprio target (luoghi d’incontro giovanile piuttosto che sedi di incontri istituzionali, poli industriali, spazi di incontro tra professionisti, per fare alcuni esempi), mentre la strategia digitale dovrà tenere conto dei gusti e delle abitudini del pubblico (quali piattaforme utilizzano, che tipo di risorse cercano, ecc.). Sia nel caso della comunicazione fisica che di quella online, il budget sarà il parametro di riferimento utile a scegliere quali contenuti portare avanti e quali, invece, siano da considerare inaccessibili: è fondamentale, infatti, massimizzare le risorse a disposizione attraverso un approccio analitico.
Sviluppo: individuare i professionisti
Per passare dalla teoria alla pratica, non si può prescindere da una risorsa cruciale: i professionisti della comunicazione. Almeno che l’azienda non abbia già in organico gli esperti adatti allo sviluppo e alla distribuzione dei contenuti, occorrerà individuare le personalità in grado di farsi carico dell’intero iter operativo che comprende la realizzazione dei contenuti (grafici, copywriter, web designer) e la loro distribuzione (social media manager, web analyst, distributori di pubblicità cartacea). Saranno loro la vera anima della strategia di comunicazione, i tecnici che si occuperanno, concretamente, di dare un volto tangibile alla strategia di promozione dell’evento aziendale. Anche in questo caso sarà necessario fare i conti con il budget ed, eventualmente, valutare alcune rinunce.
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Monitoraggio: la verifica dei risultati
Una strategia di promozione, se progettata nel modo corretto, è pensata per durare diverse settimane: non si può certo promuovere un evento aziendale in una manciata di giorni. Ciò dà la possibilità di portare avanti un’altra attività fondamentale per il successo della promozione dell’evento: il monitoraggio dei risultati. Si consiglia, a tal fine, di fissare degli obiettivi intermedi (ad esempio un certo numero di iscritti da raggiungere entro una data stabilita); in questo modo, sarà più facile valutare se la campagna sta avendo successo e, in caso contrario, porre rimedio imprimendo un cambio di strategia o aumentando il budget messo a disposizione.
Gran parte delle aziende, in particolare quelle di piccole dimensioni, non possiede le competenze tecniche e l’organico adatti a gestire l’intero iter promozionale: è per questo che è sempre consigliabile rivolgersi ad agenzie esperte del settore e in grado di amministrare ogni step dell’organizzazione eventi in modo coerente e strategico.
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