Il 40esimo anniversario di Arca Fondi SGR è stato un evento di grande successo! Le dimensioni di questo lavoro, che ha coinvolto più di 700 persone su due eventi in contemporanea, hanno rappresentato per noi l’opportunità per mettere in luce il nostro talento, le nostre capacità e la nostra passione.
Il nostro Event Manager Alessandro, che ha seguito in prima persona l’organizzazione delle celebrazioni per il 40esimo anniversario di ARCA Fondi, ci racconta i dettagli di questo evento speciale.
L’evento di successo
Siamo stati incaricati da ARCA Fondi SGR di sviluppare a 360 gradi il progetto per la celebrazione del 40esimo anniversario: un lavoro imponente, sfidante ed estremamente stimolante.
Abbiamo curato la ricerca e la selezione delle location, la pianificazione, l’organizzazione, la gestione e il coordinamento dei due eventi di grandi dimensioni previsti nell’arco della stessa giornata. Stiamo parlando di oltre 700 persone che sono state coinvolte in questa speciale occasione.
Per entrambi gli eventi abbiamo lavorato direttamente ai relativi elementi di comunicazione visiva e alla messa in opera dei vari allestimenti, studiando precisamente gli spazi all’interno della sala conferenze dell’Università Bocconi e della Scuola Militare Teuliè, che hanno fatto da prestigiosa cornice.
Infine, ci siamo occupati anche della scrittura e della gestione di tutte le regie audio-video e luci.
Tutto ciò è stato possibile anche perché siamo una delle poche realtà del settore che svolge internamente le attività di operations per installazioni e allestimenti.
Il programma
Il programma ha previsto due appuntamenti nell’arco della stessa giornata:
- nel corso del pomeriggio si è svolta la conferenza plenaria presso l’Aula Magna dell’Università Bocconi, alla presenza del Rettore dell’Università e di importanti professori e studiosi in ambito economico. Ѐ stata una conferenza della durata di circa 3 ore, dedicata a stampa, partner e stakeholder, con 650 ospiti e una tavola rotonda con 6 relatori, mediata da Andrea Cabrini, giornalista di Class CNBC.
- a seguire, in serata, si sono svolti l’aperitivo e la cena di gala con Chef Carlo Cracco presso la Scuola Militare Teuliè di Milano per circa 750 ospiti. Durante la serata, si sono susseguiti diversi interventi e speech direttamente dal palco allestito per l’occasione, con ospite d’onore Francesco Profumo, ex ministro dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca della Repubblica Italiana.
Le criticità
La sfida più grande ha riguardato la capacità di organizzare e gestire due eventi di grandi dimensioni in contemporanea, soprattutto per quanto riguarda gli allestimenti e le regie in sincrono, così come la gestione degli spazi e dei flussi per posizionare tutti gli ospiti. Per riuscire ad accogliere e dirigere più di 700 persone serve una grandissima capacità sia di pianificazione che di gestione del flusso in tempo reale.
Il risultato dell’evento di successo
Risultato impeccabile! Non c’è stata una sbavatura. Le risorse dell’agenzia (producer e produzione) hanno recepito perfettamente le indicazioni e il mandato della Direzione eventi di ARCA e hanno potuto così lavorare con la massima autonomia, garantendo in ogni momento il migliore risultato.
Imprevisti?
La pioggia, che ci ha accompagnato durante gli allestimenti degli eventi e che ha reso più complicata l’organizzazione del tutto, ha rappresentato un imprevisto sfidante. Tuttavia, con grande caparbietà, determinazione e impegno siamo riusciti a gestire tutto nel migliore dei modi.
Possiamo dire che siamo pienamente soddisfatti, orgogliosi ed entusiasti del risultato di questo importante lavoro che ha rappresentato a detta dei partecipanti una giornata indimenticabile!
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