Pianificare un evento non è un gioco da ragazzi come, ahimè, si sente dire spesso.
Dietro a ogni evento di successo c’è un lavoro meticoloso e una pianificazione attenta: dalla gestione del budget alla logistica, ogni dettaglio conta. Gli imprevisti possono sempre capitare, che si tratti di problemi tecnici o cambiamenti dell’ultimo minuto e la capacità di risolvere tempestivamente i problemi è fondamentale.
Tutto il progetto e il processo richiedono impegno, competenze e creatività. Fra i vari elementi che spesso, per questioni legate a tempo o risorse, vengono accantonate c’è il fase cruciale del follow-up.
Quest’ultimo è fondamentale e utile in alcuni eventi aziendali, ma meno rilevante in altri. Pensiamo ad esempio un evento B2B come la partecipazione ad una fiera o una conferenza aziendale: qui il follow-up è essenziale per mantenere i contatti con potenziali partner, clienti e fornitori, consolidando relazioni e portando avanti possibili opportunità di collaborazione. Un altro esempio sono i lanci di prodotti: fare follow-up con i partecipanti aiuta a misurare l’interesse verso il prodotto, raccogliere feedback e avviare vendite future. D’altro canto, in eventi interni come un team building aziendale o una festa di anniversario, il follow-up può essere meno strutturato. In questi casi, un semplice recap fotografico o una mail di ringraziamento può bastare.
Preparare una strategia di follow-up già durante l’evento aiuta a mantenere l’engagement alto e garantisce che i partecipanti restino connessi e curiosi di approfondire.
Le migliori strategie per mettere in atto un follow-up che funzioni
1. Invia un’email di ringraziamento personalizzata
Una delle strategie di follow-up più semplici ma efficaci è l’invio di un’email di ringraziamento. Subito dopo l’evento, ringrazia i partecipanti per la loro presenza e il loro contributo. Personalizza l’email con il nome del destinatario e un riferimento specifico all’evento (come una sessione o un incontro particolare) per aggiungere un tocco personale che rende l’interazione più significativa.
2. Condividi i contenuti dell’evento
Mantenere l’interesse alto è più facile se si offre valore. Condividi i materiali dell’evento, come le presentazioni, i video degli interventi e le infografiche. Questo permette ai partecipanti di rivedere le informazioni e di apprendere anche ciò che non hanno avuto il tempo di approfondire durante l’evento.
3. Crea un recap sui social media
I social media sono fondamentali per mantenere aperto un canale di contatto dopo l’evento. Pubblica un recap sui tuoi canali social con foto, video e citazioni dei relatori. Invita i partecipanti a commentare, condividere e taggarsi nelle foto per ampliare il raggio d’azione dei tuoi post.
4. Sondaggi e feedback post-evento
Chiedere un feedback è un modo eccellente per mantenere viva la conversazione e per migliorare gli eventi futuri. Invia un breve sondaggio chiedendo ai partecipanti cosa hanno apprezzato di più e quali miglioramenti suggerirebbero.
5. Offri opportunità esclusive per eventi futuri
Invita i partecipanti a registrarsi in anticipo per il prossimo evento o a iscriversi a una newsletter esclusiva. Offri contenuti riservati e vantaggi per i membri che si registrano, come accesso anticipato alle iscrizioni o sconti.
6. Aggiorna il tuo blog con riflessioni post-evento
Scrivi un articolo sul blog in cui analizzi i punti salienti dell’evento e condividi riflessioni o approfondimenti su temi specifici. Questo aiuta a posizionare il sito come fonte autorevole nel settore e mantiene vivo l’interesse.
7. Incoraggia il networking post-evento
Crea uno spazio di networking, come un gruppo LinkedIn o una chat privata, per favorire le connessioni tra i partecipanti anche dopo l’evento. Questo permette di mantenere viva la rete di contatti e di favorire collaborazioni future.
8. Invia un recap video con i momenti migliori
Un video che ripercorre i momenti più significativi dell’evento è un ottimo strumento per mantenere il ricordo fresco nella mente dei partecipanti. Includi spezzoni delle sessioni, interviste ai relatori e clip degli interventi principali.
Le strategie di follow-up sono essenziali per estendere l’impatto di un evento oltre la sua conclusione, garantendo che i partecipanti rimangano coinvolti e interessati. Implementare queste tattiche significa non solo mantenere vivo il ricordo dell’evento, ma anche trasformare la partecipazione in relazioni durature e proficue. Grazie a un follow-up mirato, è possibile rafforzare la connessione emotiva con il pubblico, valorizzando le esperienze condivise e aprendo nuove strade per collaborazioni future.
Una strategia ben attuata può infatti consolidare la fiducia e l’affinità verso il brand o l’organizzazione, creando una base solida per la fidelizzazione. Attraverso attività mirate, come sondaggi, contenuti post-evento e inviti esclusivi a futuri incontri, si può trasformare un evento isolato in un’opportunità continua per dialogare con i partecipanti, accrescere l’engagement e costruire un network attivo di contatti.
